Promoción online de un evento offline

Antes de existir internet la promoción online era tan solo una promoción

Antes de internet, cuando un cliente nos pedía promocionar un evento se diseñaba una estrategia de difusión que incluía como mínimo el envío postal de invitaciones impresas (con todo lo que acarrea: diseño y producción, envío, logística y distribución). Esto contemplaba la estrategia, el diseño; una planificación que incluía el diseño de las piezas y regalos promocionales, la contratación de anuncios en medios especializados, la producción de todo el material, la distribución y el contacto directo con los asistentes vía telefónica… Los tiempos de realización y producción eran muy dilatados, y la mayoría de las veces se contaba con muy poco margen. El gasto de material impreso acarreaba casi un 50% del gasto total de la promoción, sin contar gastos de distribución y logística, donde además la contaminación y el ahorro energético eran factores que no se tenían en cuenta.

Con internet llega la promoción online

Llega internet, y con ella llega el email. En ese momento ya todo se hace vía correo electrónico. La invitación que antes se imprimía, ahora se convierte en un PDF que se envía como adjunto en un correo electrónico a una extensa base de datos de todos los posibles asistentes. El interesado imprime la documentación, rellena los campos y envía una confirmación vía fax junto con una copia del recibo del banco que certifica el pago por transferencia bancaria. Estamos hablando de hace apenas unos años, y la inmediatez de una promocion online mejoró notablemente solo con el uso del e-mail.
Desaparece el envío postal, y no sólo se ahorra muchísimo tiempo sino que disminuyen los costes. De todas formas se sigue con el mismo problema de la utilización de un único canal de difusión: el email.

Hoy: La era 3.0 de la promoción online y el e-mail marketing

Hoy en día internet está minada de herramientas que nos permiten una mayor difusión, en menos tiempo, con un menor coste económico. La utilización de redes sociales, newsletters y microsites facilitan el éxito seguro de asistencia a un evento, ya que podemos hacer un seguimiento en tiempo real de las necesidades y peticiones de los asistentes, y una atención personalizada, rápida y eficaz de sus demandas. La llamada web 3.0 pone a nuestro alcance un sinfín de herramientas, que bien utilizadas, garantizan el éxito en la difusión de una campaña con costes económicos muy por debajo de lo habitual.

Ejemplo de promoción online de un evento offline: “MSF por dentro”

Médicos sin Fronteras organizó el pasado noviembre  un evento dirigido a los socios y donantes de MSF donde explicaban su trabajo y cómo se organizan ante una emergencia.
Diseñamos un newsletter y un microsite donde se mostrada toda la información referente al evento: Presentación, Cómo llegar al auditorio, Inscripción en el evento y hasta un vídeo presentado por el periodista Xavi Coral a modo de testimonial.
La campaña se diseñó en menos de un mes, y una vez lanzada, en tan sólo 4 días agotaron todas las plazas del auditorio. La facilidad de la inscripción online, su difusión en redes sociales y la completa información que se presentaba en el microsite aseguraron el éxito de la campaña. El asistente tenía a mano toda la información que necesitaba, sin intermediarios, sin envíos de fax ni pagos a través de transferencias, sin llamadas telefónicas (salvo contacto opcional para aclarar dudas) y sin tener que imprimir un solo papel.

Conclusión: Costes económicos menores, ahorro de tiempo, menos contaminación medioambiental, máxima difusión, máximo aprovechamiento de los recursos y todo manteniendo siempre el contacto con el cliente, pensando en facilitarle el trabajo y maximizando el ahorro en tiempo y costes económicos no solo para la organización sino también para el usuario que asiste al evento.

Ventajas de la promoción online de un evento

  • Costes menores
    Ahorro en producción, envío postal, distribución…
  • Reducción del tiempo de ejecución
    Se eliminan los tiempos de producción, envío postal e inscripción
  • Seguimiento y estadísticas de la campaña on-line
    Número de visitas, votaciones, cuestionarios, socialmedia, etc…
  • Modificación y/o ampliación de la información “en vivo”
    Si hay cambios en el evento se puede notificar al instante y modificarlo en el microsite en cuestión de minutos
  • Presentación más amplia de la información
    Inclusión de documentación audiovisual, enlaces para ampliar la información…
  • Amplia oferta de canales de difusión:
    Correo electrónico, blogs, redes sociales, portales, etc…
  • Interacción con el usuario
    Publicación de comentarios del usuario, cuestionarios, votaciones, dudas, preguntas más frecuentes…
  • Publicación en medios alternativos
    Blogs, foros, redes sociales, portales, etc…
  • Ahorro energético
    Se ahorra en transporte, distribución y logística
  • Reducción de la contaminación y los recursos
    Se evita la impresión de documentos y el envío postal, reduciendo así la contaminación medioambiental
  • Mejor contacto entre usuario y organización
    Contacto más rápido, fluido y eficaz
  • Múltiples idiomas
    Posibilidad de presentar la información en todos los idiomas necesarios

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